Secrétaire de direction

Offre de Stage

- Assure l’accueil et le travail de secrétariat de direction en collaboration avec l’équipe de direction.

- Coordination générale de la circulation des documents institutionnels, sécurisation, contrôle des procédures et classement.

- Gestion des courriers et autres documents de l’encadrement.

- Attention particulière à l’information de la direction (courriers sortants, absences, évènements, …).

- Utilise le réseau informatique dans le cadre de l’organisation définie par la direction.

- Gestion et coordination de la transmission d’information et tenue du standard.

- Suivi des relations avec les partenaires sociaux, administratifs et financiers

Activités :

- Accueil : reçoit et oriente les visiteurs.

- Tient le standard téléphonique.

- Prend en charge le travail de secrétariat en lien avec l’équipe de Direction.

- Tient à jour le fichier informatique du suivi.

- Fait le lien entre les membres de l’équipe de direction et les différents services.

- Gestion de la boite mail du secrétariat, et de la transmission des Fax et courriels.

- Assure la mise à jour et le suivi des dossiers du personnel.

- Assure le suivi bureautique (fax, imprimante, réseau…) en terme d’entretien, dépannage et approvisionnement (cartouches, tonner, papier…).

Compétences et qualités :

- Maîtrise des outils bureautiques : Pack Office, messagerie, Internet.

- Compétences rédactionnelles : Parfaite maîtrise de la langue française, capacité à rédiger des notes et courriers.

- Autonomie, rigueur, sens de l’organisation et des priorités, capacité d’anticipation et force de propositions.

- Confidentialité, discrétion.

- Capacité d’adaptation, qualités relationnelles, esprit d’équipe

Formation / Expérience :

- Diplômé(e) Bac+2 (minimum).

- Expérience de secrétariat de direction exigée (2 ans minimum).